Gestione dell'account di posta elettronica

Le caselle di posta

Quando si configura un account (casella) di posta elettronica occorre impostare alcuni parametri che permettono di ricevere ed inviare la posta attraverso il server dove è memorizzata la mail.

Il server può trovarsi in qualsiasi parte del mondo, situazione più frequente, oppure nel proprio ufficio o anche in casa; in ogni caso, quando si riceve o invia un messaggio di posta viene attivata una comunicazione con il server che si occupa di eseguire la richiesta arrivata dall'utente. Con server si intende normalmente sia il computer fisico sia i programmi che gestiscono invio ed arrivo delle mail.

Quando si invia una mail, questa viene trasferita al server seguendo una serie di "regole" che ne permettono la consegna al destinatario, o destinatari. Operazione contraria avviene per chi riceve la mail, che legge i dati dal server e li trasferisce sul proprio dispositivo.

Per effettuare invio e ricezione occorre impostare dei valori, che possono variare a seconda del proprio gestore di posta; uno di questi parametri identifica i cosidetti "protocolli" che inviano e ricevono la posta. Un protocollo può essere definito come un insieme di regole che permettono di effettuare le operazioni per le quali è stato progettato.

In uscita viene usato il protocollo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) che si occupa di inviare le informazioni per la consegna della mail oltre alla mail stessa, con eventuali documenti allegati; a STMP è assegnato un numero di "porta" attraverso la quale transitano i messaggi.

In entrata possono essere utilizzati due protocolli: POP3 (Post Office Protocol, 3 ne identifica la versione) e IMAP (Internet Message Access Protocol); i due protocolli eseguono la stessa funzione ma con modalità diverse, ed anche per questi due protocolli viene indicata la "porta" che ne permette le funzionalità.

POP3

Legge i messaggi del server e li scarica sul programma di posta del pc, cancellandoli dal server (salvo diversa impostazione); quando un messaggio viene inviato, questa informazione è riportata solo sul programma di posta del pc e non sul server.

IMAP

Legge le mail e le riporta sul programma di posta lasciando però i dati sul server e rispettandone la divisione in cartelle impostata nell'account di posta (posta in arrivo, posta inviata, bozze, ecc...).
Con questa modalità si ha sempre la vista dei dati come si trovano sul server; quando viene cancellato un messaggio, questo viene cancellato dal server e dal programma di posta del pc; identica situazione avviene nel caso dell'invio di un messaggio: sul server viene subito memorizzato l'invio del messaggio, così come sul programma di posta.
I dati che sono sul server e sul programma di posta del pc risultano sempre allineati permettendo di avere l'immediata situazione dei messaggi.
Altra cosa da considerare è che accedendo alla casella di posta da altri dispositivi con il protocollo IMAP, viene sempre riportata l'uguale situazione su ognuno di essi mentre con POP3 questo non avviene: ad esempio, i messaggi inviati sono memorizzati solo sul pc che li ha trasmessi mentre quelli ricevuti non sempre sono a disposizione in caso di lettura da dispositivi diversi.

POP3 può essere conveniente se non si vuole lasciare i messaggi sul server per troppo tempo e cancellarli subito. IMAP invece permette di avere un controllo più completo dei dati; ogni operazione sulle mail effettuata sul programma di posta del pc è subito riportata sul server e viceversa; nel caso sia necessario riconfigurare il pc, con IMAP le mail sono sempre disponibili in quanto vengono lette dal server, mentre con POP3 si riparte da zero senza avere la possibilita' di recuperare i dati memorizzati in precedenza (salvo ovviamente farne fatto in precedenza una copia).

Un pò diverso il discorso che riguarda la PEC (posta elettronica certificata) dove, abitualmente, si accede più da internet piuttosto che utilizzare un programma per leggerla; anche per la PEC viene utilizzato, di norma, il metodo IMAP.

Personalmente trovo molto comodo il protocollo IMAP, che mette al riparo da problemi che possono sorgere sul proprio pc e si possono utilizzare più dispositivi per la gestione delle mail. Permette anche di non fare la copia delle mail, anche se è conveniente preoccuparsi di tenere una propria copia delle mail.